荷物を送るときは、宅急便やレターパック、宅急便コンパクトなど、さまざまな方法があります。
そのため、荷物の大きさや、送料のことを考え、安く配送できるサービスを利用する人が多いと思います。
宅配サービスの1つであるレターパックは、コンビニエンスストアでも購入することができます。
コンビニで購入できるのは
助かりますよね!!
しかし、レターパックのお届け先と依頼主の記入欄をみると、どちらにも「様」が入っているので「様」を消すか、消さないかを悩んでしまいますよね…。
私も依頼主の記入欄の「様」は、
消すのか悩んでしまったことが
あります…。
そこで、レターパックで荷物を送るときに「様」は消すのか、消さないのかだけでなく、ビジネスマナーについて、お話しします!
レターパックの様は消す??消さない??
レターパックは、郵便局が運営している宅配サービスの1つで、コンビニエンスストアや、楽天市場でも購入することができます。
ポチップ
ポチップ送りたいものをレターパックに入れ、郵便ポストに入れるだけで発送することができるので、気軽に利用している人もいるかと思います。
ここで、レターパックの基本的なことをお話ししておきましょう。
レターパックは、
下記のような宅配サービスです。
- A4サイズ・4kgまで全国一律で、信書も送れるサービス
- 対面で配達可能のレターパックプラスの厚さは、4kg以内であれば、3cmの厚さを超えても可能
- 郵便受けに配達可能のレターパックライトの厚さは、3cm以内なら可能
A4サイズで4kg以内の品物を送る場合は、レターパックを利用することができます。
また、レターパックのホームページを確認すると、利用例が記載されていました。
- 証明書の発送
- 衣類の発送
- チケットの発送
- 請求書の発送
- 業務用サンプルの発送
- パンフレットの発送
この他にも、A4サイズで4kg以内の品物であれば、発送可能です。
小物を発送するときは、
レターパックを利用した方が
安いと思います。
そんな便利なレターパックには、次のようなことが記載されています。
- おところ
- おなまえ 様
- 電話番号
- おところ
- おなまえ 様
- 電話番号
- 品物名
- 注意書き
これは宅配サービスを受ける上で、一般的なことですが、よくみると依頼主にも「様」があらかじめ記載されています。
依頼主にも「様」が入っていることで、「様」を消すべきか悩んでしまう人がいます。
なぜ、レターパックの「様」を消すべきかを悩んでしまうのでしょうか…??
依頼主は発送する、「自分」だから
荷物や手紙を送るときは、相手には「様」や、「御中」などをつけますが、自分の名前には何もつけないですよね。
しかしレターパックには、あらかじめ依頼主の記入欄にも「様」が入っていることで、「様」を消すべきかを悩んでしまうということなのです…。
私もレターパックで荷物を発送
したことがありましたが、
同じように悩んでしまった時が
あります…。
レターパックを利用して荷物を送るときに「様」を消すかどうかは、送る相手にもよるそうです。
- ビジネスシーンの場合は「様」を消す
- 個人の場合は、「様」をそのままにしても問題ない
ビジネスシーンでは「様」を消すのに対し、なぜ個人の場合では、「様」をそのままにしても問題ないのか、詳しくお話ししていきますね!!
ビジネスシーンでは依頼主の「様」を消す
会社に入社すると、上司や取引先の人などと、メールや手紙のやり取りを行うことがあると思います。
そのときにビジネスマナーを知らないと、相手に失礼になりますので、上司に「マナーには気をつけるように。」と言われることが多いですよね。
会社は、取引先との
信頼関係が非常に大切ですので、
ビジネスマナーに気をつけている
人は多いと思います。
仕事として、レターパックを利用して荷物を発送するときは、依頼主の記入欄の「様」を消すのが正解ですが、他にも気をつけたいことがあります。
他に、どんなことに
気をつければよいでしょうか??
それは、レターパックに記載がある依頼主の敬語を消すということです。
レターパックでは依頼主の項目に、下記のように記載があります。
- おところ
- おなまえ 様
- 電話番号
実は、依頼主の名前に「様」がついているだけでなく、依頼主である自分の住所や名前などに敬語が使われています。
もちろん、届け先となる相手の記入欄は、そのままの状態で問題ありません。
ですが、依頼主である自分の記入欄の項目が敬語となっているのは、違和感を覚えるかと思います…。
自分のことなのに、
敬語を使うのは一般的に
おかしいですよね…。
そのため、依頼主の敬語の部分も、忘れずに消すのがマナーとなります。
- ご依頼主→「ご」を消して、「依頼主」
- おところ→「お」を消して、「ところ」
- おなまえ→「お」を消して、「なまえ」
上記ように、依頼主の「ご」と「お」を消す必要があります。
ビジネスシーンでは、気をつけることがたくさんありますので、注意してくださいね!!
「様」や敬語になる部分を消す方法
依頼主の「様」や、敬語になる部分を消すことが正解とお話ししましたが、どのように消したら良いか迷ってしまう方もいるかもしれませんね。
赤ペンで二重線??
黒ペンで二重線??
「様」や敬語となる部分が
見えないように丸く塗る??
考えてみると、さまざまな方法が考えられますよね。
「様」や敬語となる部分を消す正しい方法は、黒いペンで二重線で横向きに線を書くことです。
ビジネスシーンでは、こうした細かい部分も見られていることがあります。
忘れずに依頼主の「様」と
敬語になる部分を消すように
してくださいね!!
個人の場合は「様」をそのままにしても問題ない
会社同士でやりとりするビジネスシーンの場合には、依頼主である自分の「様」、敬語になる部分を消すことが良いとお話ししました。
しかし、友達や、遠くに住んでいる親戚などにもレターパックを利用して荷物を送る機会もあると思います。
友達や親戚などに送る場合も
同じようにした方がいいよね…??
仕事じゃないんだから、そこまで
やらなくていいんじゃない??
確かにビジネスシーンではありませんので、そこまで気にすることはなく、「様」をつけてもつけなくても気にする人は少ないようです。
ですが、やはり個人の場合でも「様」を消した方が、荷物を受け取る相手の受ける印象は良いと思います。
例えばの話ですが、レターパックを利用して、義両親に荷物を送るとします。
ビジネスシーンではないので、「様」を消さずに送っても問題はありませんが、人によって感じ方は違います…。
別に仕事じゃないし、
そこまで気を遣わなくていいわ。
一般常識として「様」を
消すことを知らないのかな…??
このように、人それぞれ感じ方が違いますよね…。
義両親という話で進めましたが、一般的に依頼主に「様」の記載があった場合、消すことがマナーとして多くの人が認識しています。
そのため、依頼主に「様」もしくは、敬語となる部分があった場合は、消した方が良いでしょう。
依頼主の「様」を消した方が、
好印象ですよ。
ですので、ビジネスシーンと同じように、個人の場合でも「様」と敬語になる部分がある場合は、二重線で消すことをおすすめします!!
ビジネスシーンでも個人でも
「様」もしくは、敬語がある
場合は、二重線で消すように
しましょう!!
ビジネスシーンはレターパックの様と御中を使い分ける
レターパックでは、依頼主である自分の「様」もしくは、敬語がある場合は、二重線で消すことをお話ししました。
では、お届け先の方のお名前は、「様」のままでよいのでしょうか??
ビジネスシーンでは「様」
ではなく、「御中」を使う
ときがあるよね…。
荷物を送ろうとしている相手は
御中にすべきだけど、
手書きで直して
いいものなのか…??
レターパックに限ったことではありませんが、ビジネスシーンでは、「御中」と「様」を間違えずに使い分ける必要があります。
「御中」と「様」の使い分けは、下記の通りです。
ある組織の中の誰かに対する敬称
個人に対しての敬称
「御中」と「様」は、このような違いがあります。
「御中」と「様」の使い分けは
この後詳しく
お話ししていきます!!
また、「御中」に直す場合は、下記のように書き直すようにしましょう。
レターパックに記載された「様」を二重線で消し、余白に「御中」と直す
ビジネスマナーを勉強したばかりの方は、イマイチ理解できない人もいるかもしれません…。
誰でも経験することで理解して
いきますので、分からないことは
恥ずかしいことではありません!!
これから、「御中」と「様」の使い方と、レターパックに記入するときのポイントをお話ししていきますね!!
「御中」の使い方
「ある組織の中の誰かに対する敬称」と言われても、「ピン!」と来ない人もいるかもしれませんね。
御中を使用するときは、下記の通りです。
- 宛名が特定の個人名以外になっているとき
(手紙やメールなどを送るときに、企業名や部署名、店名しか分からないような状態のときに使用)
宛名に「御中」がつけられた場合、宛先の組織に属しているのであれば、誰が内容を開封・確認しても良いとされています。
では、「御中」の使用例を見ていきましょう。
- ◯◯株式会社 御中
- ◯◯株式会社 ◯◯部 御中
- ◯◯市役所 ◯◯課 御中
「御中」はこのように使用します。
ビジネスマナーなので、
覚えておいてくださいね!!
「様」の使い方
続いて、ビジネスシーンでの「様」は、どんな場面で使うのかをみていきましょう。
ビジネスシーンでの「様」の使い方は、下記の通りです。
宛名が個人名までわかっているときに使う
会社で仕事をしていると、「◯◯会社 ◯◯課の◯◯さんと直接取引をしている。」ということはあると思います。
このように、相手の個人名までわかっている場合に「様」をつけます。
「御中」は、会社や部署名、
「様」は個人名と
覚えましょう!!
また、個人名で送られた手紙やメール、荷物などは、宛名に記載されている方以外は開封してはいけません。
宛名が個人名の場合は、
本人以外は開封できないので、
注意してくださいね!
また会社だと、部長や課長などの「役職」がついている方もいますよね。
役職がある方にメールや手紙、荷物を送るときの注意点は、下記の通りです。
- 名前+役職名＝「様」はつけない
- 役職名+名前＝「様」をつける
これだけでは、ちょっと分かりにくいかもしれませんね…。
では、実際に「様」の使用例をみていきましょう。
- ◯◯株式会社 ◯◯様
- ◯◯株式会社 ◯◯課 ◯◯様
- ◯◯株式会社 ◯◯課 ◯◯部長
- ◯◯株式会社 ◯◯課部長 ◯◯様
このように「様」は、個人の名前までわかるときに使用することになっています。
レターパックでも、ビジネスマナーと同じように行うことが正解ということがわかりますね。
ですので、「御中」と「様」の
違いをしっかり理解し、
レターパックに
記載するようにしましょうね。
レターパックの様は返信用には消して行と書く
会社に勤めていると、さまざまな荷物が届きます。
しかし中には、書類などを相手に確認してもらい、送り返してもらう必要がある場合もあると思います。
荷物と一緒に返信用の
レターパックを入れて
いいのかな…??
返信用は、
お届け先の「様」は消すの??
返信をしてもらう場合は、荷物と一緒に「返信用のレターパック」を入れ、自分の住所や電話番号、名前を記入しておくのが一般的です。
また、返信用のレターパックを
送るときには、他にも
気をつけることがありますよ。
このときに、自分の名前は「様」でなく、「行」とするのがビジネスマナーとなります。
レターパックでお届け先に荷物を送り、返信をしてもらう場合、以下の準備をします。
- 返信用のレターパックを用意する
- レターパックのお届け先(自分)の住所、名前、電話番号を記入する
- レターパックのお届け先(自分)の名前の「様」を二重線で消して、「行」と記入する
- レターパックを2つ折にして荷物と一緒に入れる
このような準備をする必要があります。
返信用のレターパックを
送るときは、こうした準備が
必要なんですね!
なぜ、返信用のレターパックを送るときに、こうした準備をするのが必要なのか、お話ししていきますね!
これもビジネスマナーの
1つなので、覚えましょうね!
返信用のレターパックを用意する
相手に書類や送った品物を配送・確認してもらったのち、返信が必要な場合は、返信用のレターパックを準備します。
レターパックのお届け先(自分)の住所、名前、電話番号を記入する
相手に品物を配送・確認してもらったのち、返信をしてもらうことになるので、あらかじめお届け先(自分)の住所、名前、電話番号を記入します。
しかし、返信用のレターパックを用意するときに、1つ注意したいことがあります。
依頼主は記入しない
なぜ、返信用には、依頼主は記入しないのでしょうか??
その理由は、勝手に相手の住所等を記入してしまうと失礼にあたるからです…。
依頼主は相手なので、
勝手に記入してしまうのは
いけません。
ですので、返信用には、お届け先(自分)の住所、名前、電話番号だけを記入しますが、マンション名や会社名が長い場合も、省略せずに記入しましょう!
配送会社の方が困ってしまう
ケースもあります…。
そのため、マンション名や会社名も省略せず、きちんと記入しましょうね。
品物名を記入する
返信用のレターパックを準備するということは、自分が相手に何を送ってもらうのか、わかっていますので、あらかじめ品物名を記入しておきましょう。
「相手の人が書いてくれるだろう。」と思わず、品物名もしっかり記入するようにしましょう。
レターパックのお届け先(自分)の「様」を二重線で消して、「行」と記入する
レターパックのお届けの項目には、自分の住所と名前、電話番号を記入します。
返信用レターパックを送る
場合は、依頼主は相手になり、
お届け先は自分になります!
お届け先は自分となりますので、「様」を二重線で消しておきましょう。
この他にも、もう1つ記入することがあります。
自分の名前のあとに「行」と記入
この名前のあとに「行」と記入しますが、書き方にも注意が必要です。
- 名前よりも小さい文字で「行」と記入する
- 名前と同じ一直線ではなく、少し下寄りに記入する
相手の方が返信するときに、「行」を二重線で消し、「様」と書き直します。
そのときに下寄りに記入することで、相手の方が「様」を書きやすくなります。
少し面倒だと感じるかも
しれませんが、ビジネスマナーの
基本ですので、
マスターしましょう!
レターパックを2つ折にして荷物と一緒に入れる
レターパックは、普通の茶封筒より厚みがあるので、3つ折りや4つ折りにすると封筒が膨らんでしまいます…。
あまり膨らんでいると
みっともないですよね…。
そのため、宛名の面を表にして、横半分にするのが良いでしょう。
しかし宛名の面を表にして、横半分にするのが良いですが、注意したいことがあります。
- 封の部分は開けたまま折る
- レターパックプラスについている配達証のシールを剥がさないようにする
レターパックは、もともと厚みがあるので、折り曲げにくいです…。
封を閉じた状態では、
さらに折り曲げにくく
なってしまいます…。
そのため、封を開けた状態で折るようにするのが良いでしょう。
また、レターパックプラスには、配達シールが貼ってあります。
レターパックプラスについている配達シールは、剥がれているとレターパックを使用できなくなってしまいます…。
ですので、レターパックを横半分に折り曲げるときには注意してくださいね!
まとめ
- ビジネスシーンでは、レターパックを送るときは「様」を二重線で消す
- 個人の場合では「様」を消した方が印象が良い
- 「御中」と「様」の違いをしっかり理解し、使い分ける
- 返信用のレターパックは、お届け先(自分)の項目を記入、名前の「様」は消し「行」を記入後、2つ折りにして荷物と一緒に送る
レターパックは、コンビニエンスストアや郵便局のホームページからも購入することができ、簡単に荷物を発送することができます。
ですが、あらかじめ記載された依頼主の「様」によって、「消すべき??消さないべき??」と悩んでしまいます…。
しかしレターパックは、自分の記入する項目に二重線で「様」を消すことが正解です。
ですので、レターパックを利用する際は、自分の項目に「様」と敬語になる部分を消すことを忘れないようにしましょう。
こうしたマナーをきちんと理解することができていない時期は、少し大変だと感じてしまうかもしれません…。
ですが、1度しっかり理解すれば、きちんとできるようになります。
荷物を送る自分も、受け取る相手の方も気持ちよく取引できるように、こうしたマナーは身につけておきたいですね。
コメント